DDS Online

Organização no escritório: como elaborar um plano de ações

Em um sentido geral, organização é o modo pelo qual se organiza um sistema. É o processo de reunir recursos físicos e principalmente humanos essenciais para a execução dos objetivos de uma empresa. Pode ser definida também como uma combinação de esforços individuais que tem por finalidade realizar propósitos coletivos.

Dessa forma podemos começar a entender porque a organização é importante em um local de trabalho. Imagine trabalhar em um local onde tudo está fora do lugar, onde o espaço físico está mal planejado, onde as pessoas presentes não conseguem se concentrar diante de tamanha falta de organização?

Um escritório é um belo exemplo de local que deve, por obrigação, ser organizado e bem administrado. Mas para que a organização seja alcançada é necessário planejamento. E de que forma isso é alcançado?

Através da administração, que é o processo de planejar, organizar, liderar e controlar o trabalho usando os recursos disponíveis para alcançar os objetivos estabelecidos.

Os processos administrativos, ou seja, a forma pela qual a administração irá auxiliar na manutenção da organização são os seguintes:

- Planejamento: Consiste na decisão antecipada do que deve ser feito para que determinado objetivo ou meta seja alcançado.

- Projeto: É um plano de ações onde estarão contidas todas as ideias do planejamento.

A partir do momento em que o planejamento foi estipulado e conta em um projeto, a aplicação das ideias fica mais fácil e passa a ser de entendimento de todos.

Vamos então criar agora um planejamento e um plano de ações acerca da organização de um escritório.

- Para manter a ordem é necessário se livrar de tudo aquilo que não é mais necessário. Portanto, remova pelo menos um item (dentre os seus pertences) que não foi utilizado no mês anterior. Podem ser até canetas que não funcionam mais. Jogue-as fora.

- Faça um inventário (uma descrição minuciosa de coisas). Revise todo o material e faça uma lista do estoque. Após essa etapa, organize todos os itens por categoria. A manutenção dos materiais dessa forma auxilia muito o dinamismo do trabalho.

- Descarte! Retire papéis sem utilidade das mesas, esvazie lixeiras, revise os rascunhos para ver se há necessidade de mantê-los.

- Defina um local para cada coisa. Por exemplo: canetas, papéis, tesouras, arquivos, agendas, etc. Assim, quando for necessário utilizar algo, basta procurar no local determinado.

- É essencial também pensar na forma como o espaço físico é arranjado. De que forma estão dispostos os móveis no ambiente de trabalho? Da forma como estão te prejudica ou te ajuda? Pense na melhor maneira de arranjar o espaço para que você ganhe mais tempo e não se perca no meio do caminho.

- Pense em funcionalidade. Por exemplo, se é seu trabalho realizar o pagamento de muitas contas, mantenha na sua mesa uma calculadora, caneta, bloco de rascunho, ou seja, tudo aquilo que for auxiliar na sua tarefa. Assim torna-se mais fácil e eficiente realizá-la, evitando que você perca tempo a procura do que lhe falta.

- Sempre que retirar algo do lugar, guarde-o novamente. Caso não seja possível guardar logo após ter utilizado, espere o fim do expediente e o faça. Mantenha a ordem e evite que quando outra pessoa for procurar o objeto, não o encontre.

- Pense na ergonomia. Se durante o período de trabalho você se sente desconfortável, com dores, sente-se sempre sob pressão, fica estressado, ou sente que o trabalho está monótono demais, é o momento de repensar o trabalho. Alguma coisa está fora do eixo. Certifique-se de estar trabalhando com a iluminação adequada, se o ambiente tem uma temperatura agradável, se lhe são oferecidos intervalos para descanso (principalmente para quem trabalha com computador por longos períodos), etc. Existem muitas formas de melhorar o desempenho no ambiente de trabalho, apenas corrigindo erros ergonômicos. Identifique quais são os seus e conserte-os.

Após a identificação de todos os itens mencionados anteriormente, fica mais fácil montar um plano de ações para criar medidas que serão aplicadas na melhoria do desempenho organizacional do escritório.

Viu como não tem muito mistério? Basta ser aplicado e não deixar para depois, que os problemas acabam sendo resolvidos!

Você está aqui: Home Categorias Administração e Escritório Organização no escritório: como elaborar um plano de ações