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Organização de reuniões dinâmicas e eficientes

Todo TST, participa de pelo menos uma reunião ao mês e alguns de vocês acredito que já deve ter saído da reunião com o pensamento: “Tenho tantas atividades e essa reunião não me agregou nada!”

E as reuniões fazem parte de toda e qualquer tipo de empresa, ou seja, independente das novas tecnologias elas irão continuar a existir, então precisamos torná-las mais dinâmicas, eficazes e eficientes, sair da discussão para a prática.

Muitos dos participantes não interagem, estão ali de corpo presente, não se sabe onde foi parar a alma e o espírito!

Pensando nisso nós vamos dar algumas dicas para melhorar suas reuniões, sejam mais eficaz e eficiente possível, que lhe traga realmente resultados que venham de encontro ao bom andamento dos seus serviços.

Para que as metas citadas durante a reunião sejam alcançadas, que os diversos problemas sejam solucionados por um grupo de pessoas (equipe multidisciplinar) visando à divisão de tarefas e principalmente que todos estejam de acordo com o que foi definido, porque sempre que houver discordância alegando que não tinha conhecimento da decisão tomada, será mais tempo perdido até se chegue ao acordo.

Passos importantes:

a) Preparação:

1. Reserve antecipadamente (10 a 08 dias) a sala/local onde será a reunião;

2. Veja quais recursos (quadro, computador, projetor, canetas, papel, flip Sharp, etc) a sala possui e quais serão necessários para o bom andamento da reunião;

3. Monte com os coordenadores a pauta da reunião, sempre reserve 10 minutos finais para fechamentos, reuniões com tempo total máximo 01 hora, são mais eficientes.

4. Comunique antecipadamente (entre 07 a 05 dias) a todos os participantes: a data, horário e local da reunião e a pauta da reunião (assim os participantes saberão do que se trata e estarão preparados para dar a sua contribuição);

5. Se for habitual ter café/lanche, programe com o responsável antecipadamente (05 a 03 dias antes);

6. Tenha sempre reservado água, suficiente para todos os participantes.

7. Dois dias antes: Programe com responsável a entrega do lanche/água/café e programe com o responsável a limpeza da sala.

8. Programe alguém que possa fazer o papel de secretário (a) para: anotações, cronograma x responsáveis, etc.

9. Sempre que o assunto seja possível torne a sua reunião: Alegre, que transmita ânimo!

Que as pessoas saiam da reunião motivada para a ação!

Programe uma pequena história vinculada aos assuntos que serão abordados e transmita de forma ou peça auxílio antecipado de alguns participantes e faça personagens ou encenem parte da história, é o ponto pé inicial para alegria e leveza, na busca pelo engajamento dos participantes!

Programe o tempo, não utilize mais que cinco minutos para esta exposição.

b) Execução:

1. Se você é o coordenador ou um dos coordenadores, esteja na sala com antecedência (mínimo 20 minutos), instalando e/ou verificando as condições dos recursos que utilizará para a reunião, recebendo os participantes/convidados;

2. Seja pontual, inicie a reunião no horário programado;

3. Leia a pauta e dê a palavra a quem for de direito conforme a seqüência programada;

4. Durante a exposição, das pessoas ir fechando/coordenando definições com registros das situação x responsáveis x prazos, através do (a) secretário(a);

5. Ao final (10 minutos) deixe a palavra livre, que busque a opinião fechamento sobre a reunião!

6. Se é uma reunião seqüencial, lembre aos participantes a data prevista para próxima reunião.

c) Pós-reunião:

1. Manter ata em arquivos (físico/digital), conforme rotina da empresa;

2. Enviar cópia da ata a todos os participantes, agradecendo a participação;

3. Se gerar cronograma de ações, monitorar datas: após o vencimento se não obteve retorno do responsável, comunique o atraso, solicite como sobre o andamento da pendência.

Esperamos ter contribuído para auxiliá-los em sua organização de reunião, caso deseje saber algumas histórias úteis para dinamizar a sua reunião, nos solicite que estaremos enviando de sugestão.

Esse texto foi escrito por Ivete D. Silva do blog Central da Prevenção 

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